Come gestire in modo ottimale le spese di rappresentanza aziendali

Le aziende possono richiedere la detrazione dell’IVA per alcune delle spese da loro effettuate, come ad esempio i costi di rappresentanza o quelli sostenuti per attività gratuite con finalità di sponsorizzazione, celebrazione o a titolo di omaggio nei confronti dei clienti. Allo stesso tempo, però, per ottenere la deducibilità è necessariorendicontare le spese, dimostrando che ogni pagamento è stato realizzato per quello scopo preciso, non per attività commerciali o di altra natura. Per evitare di perdere la possibilità di detrarre, tenendo in ordine allo stesso tempo le spese, esistono delle soluzioni apposite. Una di queste è un'evoluzione della carta prepagata aziendale, come quella della società Soldo, le cui carte, oltre alla configurazione di massimali e linee di credito personalizzate a dipendenti e collaboratori, permettono di semplificare la rendicontazione, velocizzare la contabilità e migliorare i procedimenti per la richiesta delle deduzioni previste dalle normative di legge, assicurando così una gestione ottimale delle spese aziendali. Vediamo ora più nel dettaglio quali sono le possibilità di detrazione delle aziende.

Cosa sono le spese di rappresentanza aziendali

Qualsiasi impresa, società o libero professionista può detrarre l’IVA per quanto riguarda le spese di rappresentanza: queste misure permettono di ridurre l’imposizione complessiva e favoriscono una serie di investimenti. Le spese di rappresentanza sono considerati quei costi aziendali che non comportano un profitto, ovvero attività di pubbliche relazioni, formazione dei dipendenti e operazioni promozionali realizzate non direttamente per uno scopo lucrativo.

Le spese aziendali per l’ospitalità

All’interno delle spese aziendali figurano i costi sostenuti per l’ospitalità gratuita, ad esempio per pagare il pernottamento di clienti, fornitori e giornalisti in occasione di eventi e cerimonie. In questo caso, esistono delle forti restrizioni, infatti sono esclusi dalla deducibilità gli eventi in cui sono presenti prodotti e servizi dell’impresa. Dunque, se la finalità è commerciale i costi dell’ospitalità non sono deducibili, altrimenti è possibile portare a deduzione un valore massimo del 75% della spesa, una misura valida per occasioni come fiere, incontri, cerimonie e inaugurazioni.

Omaggi ai clienti da parte dell’impresa

Le imprese e i liberi professionisti possono dedurre le spese aziendali per gli omaggi gratuiti, regali realizzati nei confronti di clienti, fornitori e altri soggetti. Si tratta, ad esempio, dei classici regali in occasione delle festività, omaggi che prevedono anche una detrazione IVA del 100% per i prodotti di importo unitario fino a 50 euro. Sono compresi, dunque, tutti quei prodotti ceduti gratuitamente, senza nessuno scopo commerciale, pubblicitario e propagandistico da parte dell’azienda.

Le feste e gli eventi aziendali

Tra le spese di rappresentanza compaiono anche alcuni tipi particolari di eventi aziendali. Tra quelli che possono godere delle deduzioni ci sono le fiere, i convegni e alcuni viaggi, purché la loro finalità non sia quella di aumentare i profitti e incrementare le vendite. Ad esempio, all’appuntamento non devono essere esposti prodotti e servizi dell’impresa, inoltre non devono essere svolte attività pubblicitarie. Tra gli eventi più comuni ci sono le feste di inaugurazione di nuove sedi, le ricorrenze aziendali e le mostre di settore in cui l’azienda non partecipa come espositore.

Viaggi turistici dei dipendenti

Se da un lato fanno parte delle spese di rappresentanza i costi dell’ospitalità dei clienti, dall’altro una misura simile comprende anche i viaggi turistici dei dipendenti. In particolare, sono deducibili i cosiddetti viaggi premio, situazioni in cui i collaboratori dell’azienda non sono tenuti a svolgere mansioni professionali, con la limitazione del 5 per mille. Sono invece totalmente deducibili le spese sostenute per i viaggi dei dipendenti, quando devono compiere attività come mostrare i nuovi prodotti ai clienti, per funzioni logistiche o altri compiti similari.

Spese aziendali di sponsorizzazione

Il prestigio dell’impresa è un aspetto cruciale per il posizionamento di un’azienda, per questo motivo è indispensabile svolgere una serie di attività legate al miglioramento della reputazione aziendale. Anche in questo caso è possibile richiedere alcune detrazioni per le operazioni con scopo di sponsorizzazione, ad eccezione di quelle con fini commerciali con una chiara finalità di vendita o di eventuali ritorni finanziari. Ciò consente di consolidare i valori dell’azienda, non ottenendo un vantaggio commerciale diretto ma indiretto.

Perché è importante rendicontare le spese di rappresentanza aziendali?

Come si è visto, per alcune delle loro voci, le spese di rappresentanza permettono di richiedere detrazioni fiscali. In particolare, si possono dedurre dal reddito fino all’1,5% dei ricavi con un massimale di 10 milioni di euro, fino allo 0,6% con una soglia di 50 milioni e fino allo 0,4% per i proventi superiori a 50 milioni di euro. Dopodiché, è possibile detrarre l’IVA al 100% sulle spese fino a 50 euro, mentre per quelle di importo superiore non è prevista alcuna agevolazione. Per richiedere le detrazioni, tuttavia, è fondamentale mantenere una rendicontazione accurata delle spese aziendali, utilizzando strumenti evoluti e sistemi smart. In questo modo, sarà possibile semplificare non solo la gestione dei pagamenti, ma anche la contabilità di ogni spesa realizzata, automatizzando i report e importando i dati all’interno del gestionale aziendale.