Organizzare eventi online e dal vivo oggi, secondo VA Consulting
Visitare un museo, partecipare a un workshop, andare al cinema, seguire un corso con lezioni frontali: tutte queste attività, che fino all’inizio del 2020 venivano considerate “normali”, negli ultimi mesi si sono trasformate in “pericolosi” momenti di aggregazione.
Dalla diffusione del Covid-19, infatti, uscire di casa per lavoro, necessità o svago, è diventato più rischioso, talvolta addirittura motivo di valutazione e riflessione: così, la mascherina, la continua igienizzazione delle mani e il distanziamento sociale sono diventati la nuova normalità.
Come sappiamo, una delle peggiori conseguenze della pandemia - escludendo ovviamente i problemi legati alla salute - è il danno enorme causato dal lockdown a molti settori del mercato, dalla ristorazione ai negozi di prossimità, dalle palestre ai cinema, e così via fino agli eventi.
Come muoversi nel settore eventi ai tempi del Covid-19
Gli eventi sono, per loro definizione, un modo di attirare persone e creare aggregazione. Se li guardiamo da questo punto di vista, l’unica soluzione opportuna sembra quella di evitarli, rimandarli a data da destinarsi o cancellarli. Invece, il recente Festival di Venezia e le sfilate di moda a Milano, ci hanno dimostrato che il mercato degli eventi non si ferma, se portato avanti con intelligenza e attenzione.
Ma non solo: se vogliamo guardare al lato positivo, possiamo addirittura spingerci a dire che le modalità di svolgimento si sono ampliate, perché oltre a quelli in presenza è diventato quasi “naturale” proporre eventi online. Ed entrambe queste modalità richiedono uno sforzo organizzativo sia dal punto di vista gestionale, sia sotto il profilo del cost controlling.
Prima di organizzare un evento in presenza, è necessario verificare la situazione del contagio nell’area di interesse. Ci sono zone meno colpite e zone ad alto rischio e questo va sempre tenuto in considerazione durante i primi passi nella scelta della location.
Stabilire un protocollo di sicurezza standard da seguire, in modo da avere linee chiare sia dal punto di vista dell’organizzazione, sia da quello della risoluzione immediata di eventuali problemi che è un altro punto fondamentale. Anche per questo, bisogna affiancare agli Event Manager, un Event Covid Manager, figura solitamente mutuata dall’ambiente sanitario e specializzata nella valutazione dei rischi e nella risoluzione dei problemi.
Per la buona riuscita di un evento è altresì necessario prendersi cura dei partecipanti non solo all’interno dello spazio dedicato, ma anche nelle zone limitrofe, per agevolare il flusso di entrata e uscita ed evitare che il distanziamento sociale si verifichi solo durante lo svolgimento dell’evento.
Oggi, esiste comunque una comoda e conveniente alternativa a questo tipo di manifestazioni, che è - come dicevamo prima - la realizzazione virtuale. In questo caso, è importante una buona gestione e ottimizzazione della piattaforma online e del team di produzione attraverso il quale l’evento prenderà forma, permettendo a migliaia di utenti di connettersi contemporaneamente. A casa, al lavoro, mentre si è fuori: un evento online si può seguire ovunque arrivi una connessione e permette spesso anche una comunicazione in tempo reale, via messaggi o microfono, tra i partecipanti e gli spettatori.
Non dimentichiamo, poi, il non trascurabile vantaggio di poterlo fruire in differita, eventualità quasi impossibile (a meno di una registrazione live) per quelli classici.
Il valore del production advisor nella valutazione di spesa degli eventi online e offline
Nel settore degli eventi, valutare con attenzione i costi è sempre importante, ma lo diventa ancora di più adesso, dove gli elementi da tenere sotto controllo sono molti di più.
VA Consulting - Advertising Production Advisory con sedi a Milano e Roma guidata da Alessandro Arbitrio - segue i suoi clienti italiani e internazionali sotto questo aspetto, aiutandoli anche attraverso il risk production assessment, cioè lo studio di clausole contrattuali a protezione del cliente, in caso, per esempio, di cancellazione o posticipazione.